Het plannen van een bedrijfsevenement kan een uitdagende taak zijn. Je moet de juiste locatie kiezen, alles tot in de puntjes organiseren en ook de beste datum zien te prikken. Je wil natuurlijk dat zoveel mogelijk gasten jouw evenement kunnen bijwonen. Maar hoe kies je nu de juiste datum voor je bedrijfsevenement?
1. Begrijp het doel van je evenement
Voordat je begint met het kiezen van een datum, is het essentieel om duidelijk te begrijpen wat het doel van je evenement is. Organiseer je een productlancering, een netwerkbijeenkomst, een training of een feestelijke bijeenkomst? Het doel van het evenement beïnvloedt niet alleen de datum, maar ook de locatie, het tijdstip en de benodigde faciliteiten.
- Bijvoorbeeld, als je een productlancering plant, is het een goed idee om dat evenement te laten samenvallen met een belangrijke datum voor je bedrijf, zoals een het x-jarig bestaan of een beurs. Zo zet je naast het nieuwe product ook je bedrijf nog eens extra in de verf.
- Voor een netwerkbijeenkomst zou het nuttig kunnen zijn om die te organiseren op een doordeweekse avond, vlak na het einde van de werkdag. Dan is iedereen beschikbaar, wat in het weekend mogelijk niet het geval is.
2. Analyseer je doelgroep
Het begrijpen van je doelgroep is cruciaal bij het plannen van de datum. Denk na over de volgende vragen:
- Wie zijn je gasten? Zijn het collega’s, klanten, partners of een mix van beide?
- Wat zijn hun gebruikelijke beschikbaarheden? Werken ze standaard kantooruren, of hebben ze flexibele werktijden?
- Hebben ze voorkeuren of restricties qua data? Sommige doelgroepen zijn bijvoorbeeld minder beschikbaar tijdens schoolvakanties.
Het is ook belangrijk om rekening te houden met sectorspecifieke data. In sommige sectoren zijn bepaalde periodes van het jaar drukker dan andere, zoals het einde van het fiscale jaar in de financiële sector of het hoogseizoen in de toerisme-industrie. Die periodes vermijd je dan beter.
3. Controleer de beschikbaarheid van de belangrijkste gasten en de eventlocatie
Een van de eerste praktische stappen in het plannen van een evenement is het controleren van de beschikbaarheid van de locatie en belangrijke sprekers of gasten.
- Vooral op gewilde data zoals vrijdagen zit onze zaal bijvoorbeeld snel volboekt. Het is verstandig om ruim van tevoren te boeken om teleurstellingen te voorkomen.
- Als je evenement een spreker of een speciale gast plant, zorg dan dat hun beschikbaarheid overeenkomt met de datum die je in gedachten hebt. Het is goed mogelijk dat je je datum moet aanpassen om de aanwezigheid van een belangrijke spreker te verzekeren.
4. Houd rekening met feestdagen en vakanties
Feestdagen en vakanties kunnen een grote impact hebben op de opkomst van je evenement. Zorg ervoor dat je evenement niet samenvalt met belangrijke nationale feestdagen, schoolvakanties of religieuze feesten die de beschikbaarheid van je gasten kunnen beïnvloeden.
Als je doelgroep ouders met schoolgaande kinderen omvat, is het belangrijk om rekening te houden met de schoolvakanties. De kans is groot dat hun agenda al volgeboekt staat. In diverse teams of gemeenschappen is het belangrijk om rekening te houden met religieuze en culturele feestdagen. Ook die hebben een grote impact op de beschikbaarheid van je gasten.
5. Vermijd concurrentie met andere evenementen
Het is verstandig om te onderzoeken of er andere grote evenementen plaatsvinden rond de geplande datum van je evenement. Dat kunnen zowel concurrerende evenementen zijn als grote publieksevenementen die de aandacht van je doelgroep kunnen afleiden.
Door potentiële conflicten te vermijden, vergroot je de kans op een hogere opkomst en minder logistieke problemen, zoals beschikbaarheid van accommodaties en transport.
6. Flexibiliteit en voorbereiding
Zelfs met de beste planning kunnen er onverwachte situaties optreden, zoals veranderingen in beschikbaarheid of onvoorziene omstandigheden. Het is daarom goed om een paar alternatieve data in gedachten te houden en flexibel te blijven in je planning.
Zorg ervoor dat je voldoende tijd hebt voor de voorbereiding en communicatie met je gasten. Een goed geplande aankondiging en overtuigende uitnodigingscampagne kan de opkomst aanzienlijk verhogen.
Publiek Authentiek is de feestzaal die je zoekt
Het kiezen van de juiste datum voor je bedrijfsevenement is een belangrijke stap in de planning en kan een grote invloed hebben op het succes van je evenement. Door rekening te houden met de doelstellingen van je evenement, de kenmerken van je doelgroep, de beschikbaarheid van locaties en sprekers, en externe factoren zoals feestdagen en concurrerende evenementen, kan je een weloverwogen beslissing nemen.
Publiek Authentiek staat klaar om je te ondersteunen bij het plannen van je evenement. Onze unieke locatie zal je ongetwijfeld weten te overtuigen. De feestzaal wordt omgeven door het historische bouwwerk De Torre en is voorzien van de modernste snufjes. Neem contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken. We helpen je met veel plezier verder.